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企业发票管理制度(企业发票管理办法及细则)

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  • 2022-02-13 10:00:01
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鉴于电子发票具有可以重复打印的特点,为了规范电子发票报销程序,提高财务报销工作效率,减少企业因电子发票报销不合规带来的税务、审计风险,根据《会计基础工作规范》及本公司费用管理办法的相关规定,特制定本管理办法,要求公司全体员工共同遵守执行。

一、 电子发票报销的相关规定

1、电子发票左上角的二维码是作为提取电子发票数据的唯一标识,所有的电子发票报销凭证需确该二维码完整、有效才能予以报销销。

2、相关人员可采用电子会计凭证的纸质打印件作为报销原始凭证,其审批流程与其他纸质费用凭证适用一样的流程。

3、员工用电子发票打印件报销费用时,应在右下角空白处签名并写明报销日期,签名即表示“发票仅报销一次,未重复报销”的承诺。

二、 财务部门查重的具体办法

1、建立Excel电子发票台账:

(1)在处理日常报销工作时,根据实际需求登记台账相关信息。

(2)选择“发票号码”这一列,依次点击“开始-条件格式-突出显示单元格规则-重复值”

(3)选择重复值的显示格式。

(4)表格自动显示出重复的发票。

2、利用微信小程序“电子发票台账”(需收费):

(1)微信关注“电子发票台账”小程序,并进行实名认证。

(2)设置关联接收邮箱。

(3)利用其“扫一扫发票”功能,识别电子发票左上角二维码,弹出窗口中输入报销人、税率等信息。

(4)定期(每月最少一次)导出数据到邮箱,并下载保存该数据。

三、查重发现电子发票重复报销的处理办法

报销人员应本着诚实守信的原则,确保取得的费用发票符合国家法律、规章制度的规定,不得人为地出现重复报销的费用发票。

财务部门对发现重复报销的发票时,第一时间通知相关报销人员并其主管领导,凡首次发现,除对该电子发票不予报销外,将在公司层面进行通报批评。凡第二次发现,除对该电子发票不予报销外,并暂停该员工的所有报销外,还将提请公司人力资源部进行处理及监督门按公司的相关制度进行处理。

四、电子发票的归档管理

用电子发票的纸质打印件作为报销入账归档凭证的,应同时保存该纸质打印件的电子发票凭证原件,电子发票的归档及管理应符合《会计档案管理办法》(详见附件)等要求。

公司财务部门将会连同公司信息部门,设立公司电子发票的统一电子邮箱,要求所有的报销的电子发票应将电子档发至该邮箱,财务部门在审核无误后,应注明该电子发票的所对应的记账凭证号,报销人、复核人、审核人等基础信息。

公司设立归集电子发票档案邮箱应按时刻录光盘进行备份保管,原则每半年应备份保管一次、并按照纸质的会计档案一样进行保管。

五、 本办法经公司经营班子审批通过,并报董事会审批后开始执行。



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页面缓存最新更新时间: 2022年08月26日 星期五

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